Dès lors, pour ne pas générer des identifications différentes, il convient de s’accorder sur des règles communes d’identification.
Ainsi, l’Agence Régionale de Santé de Bretagne et les acteurs de santé bretons se sont engagés dans une politique visant à garantir la bonne identification du patient et/ou de l’usager à toutes les étapes de sa prise en charge (cabinets de ville, établissements de santé, établissements médico-sociaux).
Principe :
L’identitovigilance regroupe l’ensemble des organisations, procédures et moyens mis en œuvre pour garantir la juste identification de chaque usager du système de santé, tout au long de son parcours de soins.
Objectifs :
Prévenir les erreurs liées à l’identification (création de doublons, fusions erronées, confusion entre patients),
Sécuriser la prise en charge médicale, sociale et médico-sociale,
Assurer la qualité et la fiabilité des données de santé partagées entre professionnels et systèmes d’information.
Une responsabilité partagée par les différents acteurs :
Le patient et/ou l’usager :
Le patient et/ou l’usager, sa famille ou sa personne de confiance, sont les premiers concernés par l’identitovigilance. Acteur de sa sécurité, l’usager du système de santé doit veiller à fournir les bons éléments d’identification aux professionnels de santé qu’il rencontre, une identité certifiée et cohérente (cf. Documents d'identité officiel à haut niveau de confiance ). Il lui appartient aussi de contrôler qu’il est identifié de la même façon dans toutes les structures sanitaires, médico-sociales et sociales où il est enregistré.
Les professionnels de santé et de l’accompagnement :
Pour sécuriser le partage des informations de santé entre eux, il faut que les professionnels de santé emploient des règles d’identification communes. Ces règles et bonnes pratiques sont formalisées dans le référentiel national d'identitovigilance (RNIV) qui doit être appliqué par tous les professionnels.
Les professionnels doivent aussi veiller à utiliser le bon dossier patient avant toute décision, inscription de données ou tout acte de soin le concernant. (cf identification secondaire)
Les établissements et structures :
Ils doivent mettre en place une gouvernance locale avec un correspondant identitovigilance.
L’Identité Nationale de Santé (INS) est l’identité unique et pérenne de toute personne assurée sociale en France lors de sa prise en charge par le système de santé.
Depuis 2021, l’INS constitue le socle obligatoire de l’identification primaire des usagers.
L'appel au téléservice INSi via le logiciel du professionnel de santé, permet d'interroger les bases nationale d'état civil et de récupérer l'INS du patient.
L’INS est construite à partir des données de référence de l’état civil certifiées par l’INSEE, les traits stricts dont le recueil est obligatoire :
nom de naissance,
prénoms de naissance,
date de naissance
lieu de naissance,
sexe
En plus des 5 traits stricts ci-dessus, l’INS est constitué du matricule INS qui a pour valeur le NIR (numéro d’inscription au répertoire de l’Insee) ou le NIA (numéro d’immatriculation d’attente) de l’usager
L’INS repose de plus sur un contrôle de cohérence via la consultation d’un document officiel à haut niveau de confiance. (cf rubrique "documents d’identité officiel à haut niveau de confiance")
En définitive l’INS permet de :
Sécuriser la prise en charge de l'usager et l’échange et le partage des données de santé,
Garantir la cohérence des identités entre les différents logiciels et systèmes,
Alimenter et consulter le dossier médical partagé (DMP)/Mon Espace Santé du patient.
Il est essentiel de maîtriser la qualité des traits d’identification enregistrés dans les bases de données de santé. L’identité ne peut être qualifiée que lorsqu’elle est relevée à partir des documents officiels suivants :
Le passeport (pour tous les usagers) ;
La carte nationale d’identité (CNI) pour les ressortissants de l'Europe et des pays associés ;
Le titre de séjour ;
Attention : la carte Vitale physique n’est pas un document d’identité officiel !
Elle peut être à l’origine d’erreurs d’identification
A défaut de présentation de pièces d’identité valides, l’identité ne peut être considérée que « provisoire » en attendant la production de document(s) officiel(s)..
Cas spécifiques :
L’acte de naissance ou le livret de famille (pour les mineurs) ; à compléter par la CIN du représentant légal.
Un dispositif numérique d’authentification/ identification apportant un niveau de confiance qualifié de substantiel (exemples : identité numérique de La Poste, France Connect, l’application Carte Vitale ApCV). Une CIN peut être demandée en complément.
Pour ces situations plus complexes, nous vous invitons à contacter votre Cellule Régionale d’Identitovigilance contact.ins@esante-bretagne.fr
L’identification secondaire est définie par la vérification par tout professionnel, de l’identité de l’usager tout au long de sa prise en charge avant la réalisation d’un acte
Elle vient compléter l’identification primaire (INS) en s’assurant que la personne prise en charge correspond bien au dossier utilisé. « le bon soin au bon patient »
Elle repose sur les actions suivantes :
Vérification active de l’identité auprès de l’usager (nom, prénom, date de naissance), via des questions ouvertes quand c'est possible.
Contrôle systématique lors de chaque admission, consultation, acte de soins ou transmission d’information.
L’identification secondaire est donc un contrôle continu, réalisé à toutes les étapes du parcours, afin d’éviter toute confusion entre deux personnes différentes ou tout risque d’erreur de dossier. Elle concerne l’ensemble des acteurs qui prends en charge un usager.
Au niveau régional
L’ARS Bretagne mène une politique destinée à assurer la bonne identification des usagers à toutes les étapes de leur prise en charge (cabinets de ville, établissements de santé, structures médico-sociales).
Cette politique s’est ainsi concrétisée par l’instauration d’une gouvernance dédiée possédant trois niveaux :
Comité régional de pilotage de l’Identitovigilance : définit la stratégie régionale et valide les orientations.
Comité opérationnel Identitovigilance : instance qui accompagne les acteurs et suit l’avancée des actions relatives au domaine de l’identitovigilance, de l’INS
Communauté de pratiques, est ouverte aux professionnels et usagers volontaires. Elle permet de partager des expériences, des problématiques, des outils et les bonnes pratiques.
Un référent régional en identitovigilance est nommé afin d’accompagner les structures sur cette thématique, cette fonction est déléguée par l’ARS Bretagne au Groupement Régional e-Santé Bretagne.
Ce référent pilote la Cellule Régionale d’identitovigilance (CRIV), qui a pour rôle de mener des actions au plus près des acteurs afin de les aider à améliorer la qualité de l’identification des usagers et par conséquence de la sécurité des soins. Ces actions sont relayées dans les structures par les référents locaux d’identitovigilance.
Au niveau local
Chaque structure de santé et établissement médico-social est appelé à définir une politique d’identitovigilance qui se concrétise :
- par la formalisation d’une « charte d’identitovigilance »
- par la nomination de référents locaux d'identitovigilance ;
- par la facilitation à l’accès pour les professionnels à des formations adaptées à leurs besoins.
La Bretagne fait partie de l’association du Réseau des référents régionaux en identitovigilance (3RIV) crée en 2021, qui réunit plus de 33 professionnels régionaux impliqués dans cette thématique, qui souhaitent travailler ensemble pour harmoniser les pratiques au niveau national et accompagner les acteurs de la santé et du médico-social dans la mise en œuvre de l’identitovigilance.
Ce réseau constitue un espace collaboratif où les acteurs régionaux peuvent échanger harmoniser les bonnes pratiques d’Identitovigilance et construire collectivement des outils comme des fiches pratiques, des outils de communication, etc.